La demanda por parte de los clientes de disfrutar de servicios legales de forma online cada vez es mayor, constituyendo hoy en día una de las mejores estrategias que puede seguir un despacho de abogados. La digitalización de estos despachos favorece a un aumento de los beneficios del negocio y un mejor posicionamiento dentro del sector.
A priori puede parecer un proceso muy tedioso sin embargo es más fácil de lo que parece, puesto que los pasos a seguir para virtualizar tu despacho son muy sencillos.
Paso 1: Digitalizar el despacho
Primero hemos de analizar cuál es la situación del despacho respecto a las nuevas tecnologías y prepararlo para que pueda adaptarse a ellas, para que el proceso de digitalización sea lo más simple posible.
Uno de los aspectos principales que hemos de abordar es buscar la mejor conexión a internet para el despacho, que sea rápida, eficiente y segura para poder evitar los posibles fallos de conexión. Para agilizar el proceso y saber qué tarifa y qué velocidad se requiere en el despacho es conveniente comprobar la cobertura de fibra del mismo, lo cual te ayudará a determinar qué tipo de servicios necesitas.
Es primordial disponer de una conexión a internet óptima en el despacho puesto que dicha digitalización, da lugar a que todo el equipo requiera de un completo acceso a la red, donde se encuentran todos los datos del despacho informatizados.
Hemos de tener en cuenta los siguientes factores:
- El tipo de comunicación que mantenemos con nuestros clientes y qué canales utilizamos para ello, ya que en muchos casos tendremos que proceder a la digitalización de éstos.
- Mantener una estricta seguridad respecto a los datos que manejamos tanto de los clientes como del propio despacho. La digitalización deriva en que muchos de estos datos o incluso en su totalidad serán almacenados en la nube para acelerar los trámites en los que se requieran, por ello hemos de disponer de una alta ciberseguridad en nuestros sistemas informáticos.
- Determinar el porcentaje de automatización de tareas, ya que su automatización dará lugar a una mayor agilidad y eficiencia en el despacho.
- Digitalizar la facturación y los gastos de la empresa. De esta manera la información económica de los clientes como del propio despacho se mantendrá digitalizada, permitiendo hacer un análisis del despacho y poder valorar la rentabilidad del negocio.
- Digitalización de los documentos, para poder editarlos y descargar de forma instantánea.
Paso 2: obtener todas las herramientas para originar tu oficina de abogados online
Parece obvio, pero lo primero que debemos de tener en cuenta es el tiempo, porque hemos de distribuir y calendarizar las horas y actividades de cada semana para poder realizar nuestras consultas online.
Por otro lado, has de disponer de las siguientes herramientas básicas para poder virtualizar tu despacho y con ello desempeñar las consultas online:
- Contar con equipos informáticos de calidad y que contengan una buena cámara web o comprarla de forma individual.
- Diseñar un sistema que contenga una planificación óptima de las videoconferencias con los clientes.
Actualmente, una herramienta muy útil en la transformación digital del sector jurídico es Legaltech.
¿Qué es Legaltech?
Es una tecnología aplicada al sector jurídico, cuyo objetivo es poder automatizar y mejorar el funcionamiento de los servicios legales. Se divide en tres grupos:
- Las tecnologías habilitadoras, diseñadas para digitalizar la infraestructura y la información del despacho,
- Las tecnologías dedicadas a optimizar las distintas tareas del despacho.
- La tecnologías relacionadas con el derecho sustantivo, digitalizando al completo alguna de las tareas de los abogados llegando a sustituirlos en algunas ocasiones.
Una vez dispongas de todas estas herramientas y tecnologías podrás comenzar a ofrecer y realizar tus consultas legales online.
Consejos para crear un despacho eficiente de abogados online
- Tal y como se ha mencionado anteriormente, es determinante que el despacho disponga de una correcta conexión a internet, ya que la documentación va a ser digitalizada y gran parte de las tareas automatizadas. Has de saber que la mejor opción que puedes elegir es la fibra óptica, ya que actualmente es el tipo de conexión más eficiente y estable del mercado.
- Contar con grandes bases de datos para usarlas como CRMs u otros sistemas digitales.
- Poseer softwares veloces en los sistemas informáticos.
- Mejorar la experiencia de usuario en la web para establecer nuevos canales de comunicación, como un chatbot.
- Crear perfiles del despacho en RRSS.
En resumen
Como puedes observar, virtualizar tu despacho de abogados y conseguir que se adapte al nuevo panorama digital es un proceso muy asequible y que está al alcance de la mayoría de despachos. Además es un proceso que es aconsejable llevarlo a cabo cuanto antes puesto que en un futuro próximo los clientes potenciales se podrán captar en los entornos digitales.
Como cualquier proceso de mejora en la empresa, requiere de una inversión de capital al principio para poder adquirir los principales recursos. Dichos recursos, tal y como se comenta a lo largo del artículo dependen de una buena conexión a internet además de que los canales de comunicación establecidos se encuentren operativos de forma eficaz. Para reducir un poco el gasto que conlleva dicha digitalización puedes recurrir a un comparador de fibra, fijo y dos líneas móviles. ¿Por qué?
Porque generalmente las empresas digitalizadas y las que están en proceso han de contar con una buena conexión a internet (fibra óptica), de un teléfono fijo que se encuentre en el despacho a modo de atención al cliente o para concertar citas y las líneas móviles a modo de teléfono de empresa para los abogados o también para brindar un mejor servicio de atención al cliente, ya que muchos de ellos prefieren llamar a un teléfono móvil que a un fijo.
